İş Hayatında İletişim Modül Konuları


NEDEN İLETİŞİM KURARIZ?

Sosyal yapı içerisinde iletişime ihtiyaç göstermeyen hiç bir iş yoktur. Çünkü iletişim insanların birbirlerini anlaması için bir köprüdür.

İnsan ister tek başına yaşasın ister toplum içinde, iletişim kurarak amacına ulaşır. İnsanda iletişim kurma ihtiyacı çevreyi etkilemek isteğinden kaynaklanır. İletişim ister bilgi yaymak, ister eğitmek, ister eğlendirmek yada yalnızca anlatmak için olsun, amaç her zaman bilgi verme ve karşısındakini etkilemektir.

İletişim üzerine yapılan çalışmalar, iletişimin üç temel özelliği olduğunu göstermektedir.

İletişim etkinliğinin insanları gerektirmesi; İletişim ancak insanların birbirini anlama ihtiyaçları sayesinde kurulabilir.

İletişim paylaşmayı gerekli kılar; İletişimde gönderici ve alıcı mesajın ortak bir anlamı üzerinde anlaşmalıdır.

İletişim semboliktir; Jestler, mimikler, sesler, harfler, rakamlar, ve sözcüklerdir.

İletişim Sürecinin Unsurları

İletişim süreci üç temel şamada ortaya çıkar (Üç temel unsuru vardır).

Kaynak ( veya gönderici )

Mesaj

Hedef ( veya alıcı )

Temel İletişim Süreci Şeması




Kaynak         : İletişimin başlatıcısı, mesajı (bilgiyi-iletiyi) gönderendir.

Mesaj                       : Göndericinin (Kaynak) iletmek istediği bilgidir.

                     Mesajın iyi algılanması için şu unsurları taşıması gerekir:

-        Açık ve anlaşılır olmalı

-        Düzgün bir ifade olmalı

-        Bilgiyi tam taşımalı

-        Doğru zamanda iletilmeli

Kod                 : Bilginin, düşüncenin, duygunun iletime uygun, ilgi çekici, alıma hazır hale getirilmesine “kodlama” denir.

                        Kodlama basit bir el hareketinden karışık bir formüle kadar geniş yelpaze içerisindedir.

                        Alıcının (hedef) mesajı yorumlayarak, anlamlı bir şekilde algılamasına “kod çözme” denir.

Kanal              : Mesajı taşıyan herhangi bir fiziksel araçtır. Yani mesajın göndericiden alıcıya iletildiği yoldur.

                        Kısaca örneklersek;

                        Fiziksel          : Ses, Beden

                        Teknik           : Telefon, Internet

                        Toplumsal    : Gazeteler, Okullar

                        İşletmelerde : Yazışmalar, toplantılar, seminerler, şikayet kutuları

                        Gayri resmi  : Dedikodular, söylentiler

Alıcı                 : Mesajı alan, mesaj doğrultusunda etkilenen harekete geçen kişi.

Filtre               : Mesajı alan alıcının mesajı yorumlaması anlamlı hale getirmesi değerlendirmesidir. Buna algılama denir.

                        Algılamayı etkileyen faktörler bulunur bunlar:

                        İçsel Faktörler   : Kişilik, ihtiyaç, amaç, inanç, arzu ve istek.

                        Dışsal Faktörler : Yoğunluk, sıklık, tekrarlama, yenilik.

Geri Bildirim

 (Feed-Back)   : İletişim sürecinin sonudur. Alıcının kaynağa verdiği yanıttır.

                        Geri bildirim “olumlu” ve olumsuz” diye ikiye ayrılır. Olumlu geribildirim mesajın doğru algılanıp verilen mesaj doğrultusunda mesajı alanın hareket etmesi. Olumsuz geribildirim mesajın doğru algılanmayıp hedefin tepki vermemesi veya istenilen tepkiyi vermemesidir.

                        Yapılan iletişimlerde geri bildirim yoksa iletişim tek yönlüdür. Eğer geri bildirim varsa iletişim çift yönlüdür.

DİAA

Hangi dönemde ve ortamda olursa olsun, organize olmanın ve işleri yoluna koymanın en önemli unsurlarından biri, etkin iletişimi sağlayabilme yeteneğidir. Etkili iletişim bir zaman yönetimi unsurudur. İletişim yeterli derecede açık olursa iletmek istenilen mesaj etkin biçimde alıcıya ulaşır. Etkin iletişim DİAA formülü ile ifade edilir.

Dikkatleri Kazanın   : Örneğin çok ilginç bir söz veya veya anekdotlarla konuşmaya başlayın.

İlgi Çekin                  : Dinleyicilere konunuzun neden önemli olduğunu anlatın.

Arzu Yaratın            : Görüşlerinizin onlar için yararlı olacağını belirtin

Anlaşma Sağlayın    : Dinleyicilere tezinizin onlar için yararlı olduğunu kabul ettirmeye çalışın.

İletişim Yöntemleri

Sözlü İletişim

Sözlü iletişim, konuşma dili olarakta adlandırılır. Yüzyüze görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, brifingler, halka hitaplar, telefon ile yapılan görüşmeler, konferanslar sözlü iletişimlerdir. Sözlü iletişimler yüz yüze olabileceği gibi radyo, televizyon ve telefonlada olabilir.

Dil ile iletişimde, kişilerin ne söyledikleri, Dil ötesi iletişimde ise nasıl söyledikleri önemlidir.

Yapılan araştırmalarda insanların birbirine ne söylediklerinden çok nasıl söylediklerine dikkat ettiklerini göstermektedir. Mesajın doğru iletilmesi seçilen kelimelere bağlıdır. Ancak algılanması önemli ölçüde dil ötesine bağlıdır.

Sözlü İletişimin Avantajları :

-        Verilen haberin anlaşılma derecesi denetlenebilir.

-        Soru sorulabilir.

-        Verilen cevaplar kontrol edilebilir.

-        Anlaşılmayan konulara açıklık getirilebilir.

-        Eş zamanlı olarak geri bildirimde bulunulabilir.

Sözlü İletişimin Dezavantajları:

-        Söylenen kelimenin yazıyla ifade edilen bir kelimeye oranla yanlış anlaşılma ihtimali daha yüksektir.

-        Planlar, politikalar ve stratejilerle ilgili kalıcı ve uzun süreli iletişimler için uygun bir iletişim yöntemi değildir.

-        Alınan sözlü mesaj, zamanla ya tamamen yada kısmen unutulur veya değişikliğe uğrar.

Sözsüz İletişim

Beden dili olarakta adlandırılan sözsüz anlatımlar, insanlığın tarihi ile başlar. Yapılan araştırmalarda kişilerin karşılıklı konuşmalarda mesajın %35’inin sesli, %65’inin ise sessiz kanallarla iletildiğini göstermiştir.

Sözsüz iletişim, iletişimin en temel türlerinden biridir. İletişimin birincil aracı dildir. Fakat mesajın gönderilmesinde ve alınmasında katkı sağlayan başka faktörlerde vardır. Sözsüz iletişim veya vücut dili yoluyla elbiseler, mekan kullanımı, jest ve mimikler, göz hareketleri ve göz teması mesaj iletiminde yardımcı olur.

Sözsüz iletişim beş temel fonksiyona sahiptir:

-        Mimik ve jestlerle mesajı pekiştirmek

-        Jestlerle kafayı olumsuz anlamda sallayarak yalanlama  veya aksini iddia etmek

-        Sözlü mesajın yerine geçebilecek bir davranışta bulunma

-        Gözlerle mesaj iletme

-        Mesajın anlamını tamamlama ve mesajı vurgulama

İnsanlar genelde üç şekilde sözsüz iletişim kurarlar;

Mekan Kullanımı ; Daha üst düzeyde olanların kullandıkları mekanlar, statü ve otorite durumlarını gösterecek şkilde dizayn edilir.

Beden dilini oluşturma; Konuştuğumuz sırada birinden uzaklığımız, beden dili ile iletilmiş bir mesajdır.

Dil yolu ile betimleme; Betimlemede mesajın asıl anlamının yanında, yan anlamlarının da üzerinde durulur.

Yazılı İletişim

Yazılı iletişim bireyler ve gruplar arasındaki iletişimden çok örgütsel iletişimde büyük bir öneme sahiptir. İşletmeler de, firmalar da, kurumlarda diğerleriyle birlikte yazılı iletişim oldukça fazla kullanılmaktadır. Örgütsel iletişimde yazının önemi her geçen gün artmaktadır. Örgütsel iletişimlerde yazının  öneminin artmasının nedenlerini şöyle sıralayabiliriz:

  •        Bilgi alanında artan uzmanlaşma
  •        Faaliyetlerin her aşamasında araştırmalara faaliyetlerinin artan önemi
  •        Örgütsel yapılarda yaşanan büyük ölçekli gelişmeler
  •        Yönetimin profesyonel olarak bir uğraş alanı olarak gelişmesi
  •        Ekonomik yapı içerisinde bilgiye duyulan ihtiyacın artması

İletişim Şekilleri

Kişinin Kendisi İle iletişimi

Bu iletişim çeşidine “İçsel İletişim” de denir. Kişinin kendi kendini motive etmesi, ihtiyaçları için bir yol bulması, kendi kendini sorgulaması içsel iletişimdir.

Yemek ve içmek insanın biyolojisi için ne anlama geliyorsa, içsel iletişimde insan psikolojisi için aynı anlama gelir. İnsan iletişim kurma ihtiyacını başkaları ile karşılayamadığı zaman, kendi kendine iletişim kurarak bu ihtiyacını karşılamaya çalışır.

                                                       Kişiler Arası İletişim

Kişiler arası iletişim iki yada daha fazla kişi arasındaki meydana gelen mesaj alış verişidir.

Bir iletişim etkinliğinin kişiler arası iletişim sayılabilmesi için üç faktörün bulunması gerekir:

  1. Kişiler arası iletişime katılanlar, belli bir yakınlık içinde yüz yüze ilişki halinde olmalıdır.
  2. Katılımcılar arasında tek yönlü değil, karşılıklı mesaj alışverişi yani çift yönlü olmalıdır.
  3. Söz konusu mesajlar, sözlü ve sözsüz nitelikte olmalıdır.

Kişiler arası iletişimde kelimelerin, ses tonunun ve beden dilinin bıraktığı etkiler farklılık gösterir.

Yüz yüze iletişimlerde ne söylediğiniz değil, nasıl söylediğiniz önemlidir. Yapılan araştırmalar yüz yüze iletişimlerde;

Kelimeler        %7

Ses Tonu         %38

Beden Dili       %55

etkili olduğunu göstermiştir.

Telefonla iletişimde de ne söylediğiniz değil, nasıl söylediğiniz önemlidir. Yapılan araştırmalar telefonla iletişimde;

Kelimeler        %18

Ses Tonu         %82

etkili olduğunu göstermiştir.

Grup İletişimi

Bir grup içerisinde oluşan iletişimdir. Grup içerisinde her üye birbirine bağımlı durumdadır. Yani grup içerisindeki kişiler aynı amaç, aynı fayda için oradadır. Grup iletişiminde başarılı olabilmek için bazı becerilerin olması gerekir. Grup içerisinde ki uyumluluk iletişimle olur. Grup içerisinde grubu yönlendirenler vardır. Bu kişiler merkezdedir, grubun doğru hareket etmesini bir arada kalmasını sağlarlar.

Örgütsel İletişim

Oluşturulmuş bir örgüt yapısı içerisinde (Firmalar, İşletmeler, Kurumlar) yapılan iletişimlerdir. Örgütsel iletişim, örgüt içerisinde gündelik faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak ve amaçları gerçekleştirmek için örgüt içi ve örgüt dışı ile yapılan bilgi ve düşünce alışverişidir.

Kitle İletişimi

Kitle iletişimi diğer adı ile toplumsal iletişim, toplumu bilgilendirmek, bir kurumu ve ya kişiyi övmek, suçlamak savunmak amacı ile kurulurlar. Kitle iletişimi yaşamın temel özelliği olan sosyalleşmenin bir sonucudur.


İletişimde Kullanılan Farklı Medyaların Veri İşleme Kapasitesi ve Bilgi Taşıma Düzeyi

  

ÖRNEK:

Yükselen işletmesinin müdürü Ahmet Bey, tüm çalışanlara “Önümüzdeki ay işletmemizde denetim yapılacaktır, herkes kolları sıvasın.” Şeklinde elektronik posta (e-mail) göndermiştir.

Bu iletişimin öğeleri nelerdir?

                 Kaynak (Verici)                       : Ahmet Bey

                 Hedef (Alıcı)                           : Tüm Çalışanlar

                 Mesaj (Bilgi, haber)               : Denetimin yapılacağı

                 Kanal (Araç)                           : İnternet

                 Kod                                         : Herkes kolları sıvasın

                 Filtre (algı)                             : Herkes denetime hazırlansın

                 Geri bildirim                           : Herkesin sıkı bir şekilde denetime hazırlanması

Eğer bütün çalışanlar denetim için işlerinde hazırlığa başlamamışlarsa,iletişim amacına ulaşmamış olur.

UYGULAMA:

Mehmet rahatsızlığı nedeniyle cuma günü okula gidememişti. Fen bilgisi öğretmeni, Pazartesi günü sınav yapacağını açıkladı. Bunun üzerine Zeynep, Mehmet’e telefon ile bir mesaj gönderdi: “Mehmet, fen bilgisi öğretmeni Pazartesi günü sınav yapacak, sorular da kılçık olacak bilgin olsun.”

Mehmet aldığı mesajdan sonra soruların zor olacağını anladığı için sıkı bir şekilde fen bilgisi dersine çalıştı.

Yukarıdaki örnek olayı dayanarak aşağıdaki soruları cevaplayınız.

1.      Örnekte KAYNAK (Verici) kimdir?

2.      Örnekte HEDEF (Alıcı) kimdir?

3.      Örnekte MESAJ (Bilgi, Haber) nedir?

4.      Örnekte KANAL (Araç) nedir?

5.      Örnekte KOD nedir?

6.      Örnekte FİLTRELEME (Algı) nedir?

7.      Örnekte Geri bildirim (Feedback-Dönüt) nedir?

8.      İletişim amacına ulaşmış mıdır?



İletişimin Engelleri

Her zaman etkin ve başarılı bir iletişim kurulamayabilir. İletişimi engelleyen birçok faktör vardır. Etkin bir iletişim, iletişime engel olan faktörlerin ortadan kaldırılmasıyla mümkün olur. İletişimin engellerinden bazıları şunlardır:

  1. Algılama farklılıkları
  2. Dildeki farklılıklar
  3. Gürültü engeli
  4. Duygusal faktörler
  5. Sözlerle mimikler arasındaki uyumsuzluk
  6. Güvensizlik
  7. Alıcının duygu dünyasını ayarlayamamak
  8. Yetersiz bilgi
  9. Eksik pekiştirme
  10. Karmaşık ve aşırı teknik dil
  11. Yüz yüze iletişim olanağı bulamamak
  12. İletişimde farklı ve yetersiz kanal kullanmak

Yukarıda saydığımız bu engelleri uygun araç ve yöntemlerle ortadan kaldırılması etkin iletişim olanağı sağlar.
İŞ HAYATINDA İLİŞKİLER

Amaç : İş yaşamındaki kuralları kullanarak kurum politikasına uygun etkili ilişkiler kurmak.

1.İŞLETMENİN YAPISI

1.1.İŞLETMİENİN TANIMI

İşletme, bilgi, fikir, teşebbüs, emek, para, makine, malzeme gibi iş unsurlarından hepsinin veya bir kaçının bir araya getirilerek, planlı olarak kurulmuş bir düzen içinde bir üretim veya hizmetin elde edildiği sistemlerdir.

İşletmeler dinamik bir varlık olarak gözükürler, ama işletme içerisindeki en önemli unsur çalışanlardır. İşletme içerisindeki çalışanların durumu işletmeyi olumlu veya olumsuz olarak etkilemektedir. Çalışanlar işletmenin hayatlarında oldukça önem taşıması nedeniyle şu soruların cevabını bilmek isterler:

-               İşletmenin temsil ettiği temen inançlar nelerdir? (Değerler)

-               İşletme bu gün ne durumdadır ne duruma gelmeye çalışmaktadır? (Amaç)

-               İşletme nasıl bir bağlılık taşımaktadır ve nereye doğru gitmektedir? (Hedefler)

1.2.İŞLETMENİN ORGANİZASYONU

Organizasyon “organ” ‘dan gelmektedir. İşletmelerde organ, onu amaçlarına götürmek için oluşturulmuş bir kısım ve bölümlerdir. Organizasyon ise işletmeyi amaçlarına götürmek için birbirleriy uyumlu ve ahenkli bir şekilde çalışabilen bu bölümlerin oluşturulmasıdır. Organizasyonların en önemli unsurları ise çalışanlardır. Çalışanların beklentilerini önemseyerek organizasyonun işleyişini sağlamak gerekir. Çalışanların bu beklentileri alacakları ücret yani maddiyatın ötesinde saygınlıktır. Saygı gösteren bir çalışanla horlanan ve tepeden bakılan bir çalışanın vreceği verim ve hizmette farklılıklar olacaktır. Çalışana değer vermek motive edici olacaktır.

Bir firmada organizasyon yani örgütsel bir yönetim varsa, yüksek motivasyondan bahsedilebilir.

Çalışanlar açısından bakıldığında;

Yüksek motivasyonda;

-               Tüm çalışanlarda gülümseyen bakışlar,

-               Diğer çalışanlara yardımcı olma,

-               Sorumluluk alma ve paylaşma,

-               Çalışanlar arasında sağlıklı iletişim,

-               Katılım ve işbirliği,

-               Problem çözümünde işbirliği,

-               Birbirlerine pozitif yaklaşma ve destek olma,

-               Olumlu bakış açısı,

-               Sevgi ve saygı,

-               İşe adapte olma ve başarıyı paylaşma,

-               İşe isteyerek gitme

Düşük motivasyaonda;

-        Asıl suratlar

-        Birbirlerini engelleme

-        İşten kaçma birbirlerine sorumluluk atma

-        Hiyararşi, gerginlik, yapay iletişim

-        Yardımdan kaçınma

-        Gereksiz problemler yaratma

-        Her konunun olumsuz yönlerini görme

-        Nedensiz çatışmalar

-        Mesai bitsede gitsek düşüncesi

-        İşe gelirken isteksizlik

1.3.İŞLETMENİN YÖNETİMİ

İşletme yönetiminde bahsedebilmek için ilk önce yönetim ve yöneticiliği anlamamız gerekir.

Yönetim, işletme amaçlarının etkili ve verimli olarak gerçekleştirilmesi amacıyla yapılan faaliyetlerin tümüdür.

Günümüzde özellikle özel işletmeler, artık tek kişi tarafından kurulan ve işletilen bir ekonomik model olmayı çoktan aşmış ve çok kişi tarafından kurulan, işletilen ve yönetilen  yapılar olarak gelişmektedir.


Yöneticilik, belirlenen amaçlar doğrulusunda gücünü yetkiden alan başkalarına iş yaptırma sanatıdır.

İyi bir yönetici, bulunduğu ortamdan ve çalışanlarından en ideal verimi alabilme başarısı gösterebilen kişidir.

Yönetimin Özellikleri:

-        Yönetimde ulaşılması düşünülen belli bir amaç vardır.

-        Yönetim bir grup faaliyetidir.

-        Yönetimin beşeri özelliği vardır.

-        Yönetim bir işbirliği ve uzmanlaşma faaliyetidir.

-        Yönetim bir yetki faaliyetidir.

-        Yönetim bir karar verme sürecidir.

Yönetimin Fonksiyonları

Temel Fonksiyonlar

Ø  Planlama

Ø  Organizasyon (Örgütleme)

Ø  Yöneltme (Emir-Komuta)

Ø  Koordinasyon

Ø  Denetim


Destekleyici Fonksiyonlar

Ø  İletişim

Ø  Bütçe

Ø  Karar Verme

1.3.1.İŞLETMELERDE DENETİM (KONTROL)

Kontrol, planlama, organizasyon, yöneltme görevlerinin nasıl ve hangi ölçülerde başırıldığının belirlenmesi, gerektiğinde düzeltici önlemlerin alınmasıdır. Bir iletişim sürecinde geri bildirim ne derecede önemli ise, üretim sürecinde de denetim yani kontrol o derece önemlidir. Hatta en önemli unsurdur.

Denetim birbirini izleyen dört aşamadan oluşur;

·         Denetimde standartların belirlenmesi

·         Gerçekleşen durumun ölçülmesi

·         Gerçekleşen durum ile hedeflenen durumun karşılaştırılması

·         Farklılıkların (sapmaların) nedenlerinin belirlenerek düzeltici önlemlerin alınması

Denetim Çeşitleri

İşletmelerde kullanılan dört çeşit denetim vardır.

Önleyici Denetim : İşletmeyi olumsuz yönde etkileyen faktörlerin hangi şartlarda ne zaman, nerede meydana gelebileceğini tahmin etme ve bunlara karşı tedbir almaktır.

Düzenleyici Denetim : Belirli bir dönem sonunda, belirli standartlardan ne kadar sapıldığını araştırarak ve sapmalar belirli bir sınırı aşmışsa gelecek dönem için gerekli düzeltmeleri yapmaktır.

Bütçe Denetimi : Belli bir dönem sonunda elde edilen sonuçlar, daha önce tespit edilmiş rakamlarla karşılaştırılır ve böylece bütçe denetimi gerçekleştirilir.

Proje Denetimi : Uygulamaların belirlenen süre ve fiyat lçülerine göre gerçekleştirilmekte olup olmadığını gösteren bir denetim türüdür.

Denetimlerde dikkat edilmesi gereken husus, denetimin çalışanlar üzerinde sürekli bir baskı haline getirilmemesidir.


2. İÇ İLİŞKİLER


Çalışanlar personel, çalıştıranlarsa işveren ve yöneticilerdir. İç ilişkiler kişiler arasında yada kişilerle gruplar arasında gerçekleşir. Bir işletmenin hedeflenen başarıya ulaşabilmesi, astların ve üstlerin birbirleriy olumlu ilişkilerine bağlıdır.

2.1. LİDERLİK

Liderlik örgütlenmiş bir grubu belli bir amacı yerine getirmek amacıyla insan davranışlarını etkileme faaliyetidir.

Aslında bir kişiye belli bir işi yaptırmak o kadar da zor değildir. Para ödülü verilerek veya iyi bir sicil vadederek iş yaptırılabilir. Eğer bunlar bir işe yaramazsa ceza, makam düşürme, işten kovulmayla tehdit etme gibi yöntemler de kullanılabilir. Bir çok yönetici zaten bunları yapmaktadır. Önemli olan bir kişiye bir işi isteyerek yaptırmaktır. Bu açıdan bakıldığında liderlik, yapılması gerektiğine inanılan bir şeyi başkasına istekle yaptırabilme sanatıdır.

Liderlik Kriterleri :

-        Belli bir amacın olması

-        Belli bir grup insanın olması

-        Bu grubu yönlendirecek bir liderin olması


Yapılan bir araştırmalarda bir liderde bulunması gereken ve çoğunluk tarafından istenen özellikler:

Dürüst, doğru söyleyen, güvenilir, karekterli, inaçlı

Rekabetçi, yetenekli, üretken

Teşvik edici, kararlı, yönlendirici

Uygulamada çok değişik özellikler taşıyan lider tiplerine rastlanır. Bu tipler yönetim anlayış ve felsefesine bağlı olarak ortaya çıkar. Bu lider tipleri şunlardır:

Otokratik Lider

Çalışanlar üzerinde baskı ve katı denetim uygulayarak üretim amacı taşıyan liderlerdir. Otokratik liderler grup üyelerini yönetim dışında tutarlar. Yönetim yetkisi tamamıyla liderde bulunmaktadır. Amaçlar, politikalar ve planlar belirlenirken grup üyelerine söz hakkı vermezler. Bu liderler, astlarını etkilemek için emir verme, hatalarını eleştirme gibi taktikler kullanırlar çünkü onların dış unsurlarla motive olduklarını düşünürler.Bu lider tipinin önemli sakıncaları, liderin aşırı bencil davranması, grup üyelerine söz hakkı vermeyerek onların iş yapma arzusunu kaybettirmesi ve tatminsizlik yaşatması, yaratıcılığı azaltmasıdır.

Demokratik ( Katılımcı) Lider

Kişiye önem verilmesini savunan lider tipidir. Demokratik -katılımcı- liderler yönetim yetkisini grup üyeleriyle paylaşma eğilimi gösterirler. Amaçlar, politikalar belirlenirken, iş bölümü yapılırken hep grup üyelerinin fikirlerini dikkate almaya çalışır. Bu liderler daha az kontrol etme taktikleri kullanırlar. Kişilerin iç unsurlar ile motive olduklarına inandıklarından başarılı işleri takdir etme davranışı gösterirler. Bu liderlik tarzının en önemli sakıncası karar sisteminden kaynaklanan zaman kaybıdır. Acil durumlarda bu tarz liderler başarılı olamamaktadır.

Liberal (Tam Serbestlik Tanıyan) Lider

Özgürlüğü savunan lider tipidir. Yönetim yetkisini pek kullanmazlar. Grup üyelerini kendi hallerine bırakır; amaçları, politikaları kendilerinin yapmalarına imkan tanırlar. Bu liderliğin yararları; her üyenin bireysel eğilim ve yaratıcılığını harekete geçirmesi, üyelerin serbestçe en uygun kararları alabilmesine imkan vermesidir. Ancak bunun yanında tam serbestlik tanıyan liderlik liderin otoritesini kullanmasını ortadan kaldırmakta, bu nedenle de grubu ortak bir amaçta toplama ve belli hedeflere yöneltme durumundan yoksun bırakmaktadır, grup içinde anarşi ortaya çıkabilmektedir.

Hümanist (Kişiye Önem Veren) Lider

İnsana aşırı önem veren lider tipidir. Bu liderler insan ilişkilerine eğilimlidirler. Grup üyeleriyle iyi ilişkiler kurarlar, grup içi güvene, saygıya ve sevgiye önem verirler. Bu lider tipleri bazen üretimi ikinci plana itebilirler.

Tatlı Sert Lider

İnsana ve üretime eşit şekilde önem veren ve birazda orta yolu benimsemiş lider tipidir.

2.2 YETKİ

Yetki, başkalarına iş yaptırma gücü, işin yapılmasını başkalarından isteme hakkıdır. Bu durumda yetkili kılanan kişi, emir verme, başkalarının davranışlarını yönlendirme hakkına sahipdir.

Yetki kavramında  üç özellik ortaya çıkmaktadır:

1.       Yetki haktır.

2.       Yetkili kişi hakkın kullanılması ile dolaysız olarak kendi davranışları üzerinde, dolaylı olarakta başkalarının davranışları üzerinde söz sahibidir.

3.       Çalışanlara istediği davranışları yaptırabilmesi için yetkili kişinin ödüllendirme ve cezalandırma gücü vardır.

Yetki ile görevi karıştırmamak gerekir. Görev çalışanların yapmak zorunda olduğu işlerdir. Yetki ise çalışanlardan görevle ilgili işi yapılmasını isteme hakkıdır. Örneğin; öğretmenin derslere girmesi onun görevidir, okul müdürünün öğretmenden derse girmesini istemesi müdürün yetkisidir.


2.3. DİSİPLİN

Hayatın her döneminde ve özellikle iş hayatında maddi kayıplar ve zararlar kolayca giderildiği halde insan davranışlarında ortaya çıkan zarar ve kayıpları gidermek zor iştir. Örneğin bozulan bir makineyi tamir ettirebilir, bakımı yaptırılabilir ve tekrar çalışır hale geirebiliriz. Ancak düzeni bozan, işyeri kurallarına uymayani işe geç gelen devamsızlık yapan kişiyi bu davranışlarından vazgeçirmek uygun davranış ve alışkanlık kazandırmak oldukça zordur.

Disiplin, personelin inanarak ve arzu ederek işyeri kurallarına ve düzenine uygun davranış göstermesini sağlayan güçtür. Burada en önemli husus personelin inanarak ve isteyerek kurallara uymasıdır. Yöneticiler, etrafına güç göstererek tehdit ederek belki kısa süre için başarı gösterebilirler fakat belli bir süre sonra personelde kırgınlık ve kin yaratacaktır. Buda başarısızlık, iş kaybı ve personel kaybını getirecektir.

2.4. YETKİ DEVRİ

Yetki devri, üst yönetimin belli bir yetkiyi alt basamaklara devretmesidir. İşletmede başarı sağlamak, yetki ve sorumrulukların açık bir şekilde belirlenmesi ve gerektiğinde yetkinin planlı bir şekilde alt kademelere devredilmesi ile yakından ilgilidir.

Bir kuruluşta başarılı insan ilişkilerinin gelişebilmesi için yetki devrinde şu kurallara uyulması gerekir:

-        Devredilen yetki, işin yapılması için uygun olmalıdır. Sınırlı yetki işin başarılmasını engeller.

-        Devredilen yetkinin kötüye kullanılmaması için yetki güvenilir, yetenekli, başarılı olanlara verilir.

-        Devredilen yetkilerin sınırları belirlenerek başkalarının yetkilerine müdahale önlenir.

-        Devredilen yetki, ile birlikte kişiye sorumlulukta yüklenmelidir. Ancak sorumluluk yetki ile denk olmalıdır.

-        Devredilen yetki kişinin makamına uygun olmalıdır.

-        Üst düzey yönetici yetkileri alt kademelere aktarırken makam atlamamalıdır.  Bir alt makama onun üstü olan makamdan daha fazla yetki devretmemelidir.

2.5. ÇALIŞANLARIN EĞİTİMİ

İnsan yaptığı şey ne olursa olsun, öğrenmeyi sürdürürse kendisini geliştirebilir.İşletmelerde de aynı durum geçerlidir. Bir işte uzmanlaştığına inanarak konu ile ilgili herşeyin öğrenildiği sanılıp mücadele bırakıldığı takdirde rakipler sizin önünüze geçecektir. Başarı için doğru zamanda, doğru yerde, doğru bilgi ve beceriye sahip insanların bulunması gerekir. Bu ise eğitimle kazandırılabilir.

Herşeyden önce işe adam alırken öğrenmeye doymayan insanlar alınıp istihdam edilmelidir. Eğitimli yöneticiler ve elemanlar eğitim görmemiş rakiplerini kolayca geçmektedirler.

Çalışanların Eğitimi Şu Şekilde Gerçekleştrilebilir:

ü  Personel giderleri karşılanarak çalışanlar kursa gönderilebilir.

ü  Kütüphane kurarak, kitapla ve video kaset ve cd leri ile doldurulabilir.

ü  Teknoli eğitimlerine göndererek işi daha ucuza ve daha kaliteli yapmalarında teknolojiden yararlanabilir.

ü  İnsanlara görev vererek ve projeler hazırlatarak daha fazla sorumluluk testinden geçirilebilir.

ü  İnsanlar, kendilerine daha fazla iş vererek, müşteri ve bayi ziyaretleri yaptırarak yada işyerleride görev değişiklikleri yaparak daha büyük görevlere hazırlanabilir.

2.6. TEŞVİK TEDBİRLERİ

Çalışanların işe teşvik edilmeleri için ödüllendirilmeleri ve gerektiği zaman disiplin kurallarının işletilmesi onları verimli çalışmaya itecektir. Başarılı olanların ödüllendirilmesi ve bununla birlikte tüm çalışanların ödüllendirilmesi kendilerinin önemli olduğu hissi vermek adına gereklidir.

Başarılı olanlara verilecek ödülleri şu şekilde sıralayabiliriz:

ü  Teşekkür, takdir, ve başarı belgesi vermek.

ü  Para ikramiyesi vermek, ücretine zam yapmak, kardan pay vermek.

ü  Masrafları işyerinden karşılanmak üzere tatile göndermek.

ü  Terfi ettirmek, başarılı yöneticileri ortak etmek.

ü  Başarısı hakkında konuşmasını sağlamak, fikirlerine ve görüşlerine değer vermek.

ü  İş yerinde çıkan yayınlarda ilan etme (gazete, dergi gibi).

Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus gerçek anlamda başarılı olanların ödüllendirilmesidir. Hak etmeyen personeli ödüllendirmek teşvik tedbiri olmayacağı gibi iş yerindeki olumlu ilişkileri de zedeler.

3.ÇALIŞANLARIN BİRBİRLERİ İLE İLİŞKİLERİ

Bir işyerinde çalışanların birbirleriyle olan  olumlu ilişkileri iş yerinin başarısını etkileyen önemli unsurlardandır. Huzurlu bir ortamda çalışanlar işlerinde beklenen başarıyı gösterebilecekleri için kaynaklarda daha etkin kulanılacak, kalite ve üretim miktarı artacaktır, dolasıylada karda artacaktır. İşletme içerisinde ast üst ve çalışanlar arasında çeşitli ilişkiler mencuttur. Bu ilişkileri birlikte inceleyelim.

3.1.DAYANIŞMA

İnsanların, bir amcı gerçekleştirmek için karşılıklı olarak yardımlaşma, duygu, düşünce ve çıkar birliği içinde olmalarına Dayanışma denir. Yapılan araştırmalar, rekabet yerine iş birliği tercih eden grupların daha başarılı oldukları ve ve yaptıkları işten daha haz aldıklarını ortaya koymuştur.

Günümüzde çağdaş işletmelerin üzerinde çok sık durduğu bir terim, Takım Ruhu’dur. Bazen buna takım çalışması, grup dinamiği, ekip ruhu, kurumdaşlık gibi isimlerde verilmektedir. İsmi ne olursa olsun hepsinin tek amacı; işletmelerin bir bütün olarak çalışması ve bu bütünlüğü olşturmak için etkili iletişim ve paylaşımdır.

Dayanışmaya en uygun örnek doğada göçmen kuşların V şeklinde uçmalırıdır. Doğa bilimciler V şeklinde uçmanın normal uçuşa göre %71 daha uzun mesafe uçabilmeye olanak sağladınığı belirtmişlerdir.

3.2.DAVRANIŞ TAHMİNİ

Davranış tahmini, kimin, nezaman, nasıl davranacağını önceden az veya çok kestirebilmek ve doğruya çok yakın bilebilmektir. Davranış tahmini güçlü olan bir insan, tanıdığı bir kişinin düsüncelerini ve muhtemel davranışlarını önceden rahatlıkla tahmin edebilir. Karşımızdaki insanın ne zaman nasıl davranacağını tahmin etmek için o insanı iyi tanımamız gerekir. Hepimiz bir olay karşısında anne ve babalarımızın, kardeşlerimizin veya yakın arkadaşlarımızın nasıl davranacağını az çok tahmin edebiliriz.

İş hayatında da çalışanlar, davranış tahmini ile iş yaşamlarını kolaylaştırabilir gereksiz sürtüşme ve sorunlardan kurtulabilir huzurlu bir çalışma ortamı yaratabilirler. Profesyonel yönetimin olduğu işyerlerinde çalışanlar izin konusunda, ücret konusunda, disiplin kuaralları konusunda amirlerinin nasıl davranacaklarını çok iyi tahmin ederler. Amirlerde beraber çalıştıkları personelin emirler, komutalar konusunda, kuarallara bağlılık konusunda nekadar duyarlı, titiz olduklarını ve nasıl davranacaklarını tahmin ederler. Bu tahminlerin yapılabilmesi için kişilerin birbirlerini tanıması, bilgi edinmesi gerekmektedir. Onların değer yargılarını, eğitim düzeylerini, inaçlarını, kültürlerini, duygu ve düşüncelerini, bilgi ve becerilerini araştırması gerekmektedir. Böylece amir, yerine getiremeyeceği bir görevi astına vermez, ast da olumsuz yanıt alacağını bildiği bir isteği üstten taleb etmez.

3.3.İŞE VE ÇEVREYE UYMA

Çalışma hayına ilkkez başlayanlar için kuruluşun ortaya koyduğu kurallara uygun davranış gösterme, diğer çalışanlarla iyi ilişkiler kurabilme, işletmede görev değişikliği yapan personel için bigi ve beceri eksikliğini giderme, işletmeye bağlılık duygusunu geliştirme, işten ayrılmayı azaltma, yanlış anlamaları önleme amacıyla yapılan faaliyetlerin tümü işe ve çevreye uyum olarak ifade edilebilir.

İşe yeni alınan personeli işe ve çevreye alıştırırken kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak gerekir, onları sıkıştırmak gergin olmalarına sebep olur. İnsanlar gergin olduklarında öğrenemezler. Anlamadıkları şeyleri kendilerini suçlu ve beceriksiz hissetmeden sormaları teşvik edilmeli.

İşletme içinde yeri değiştirilen personelin de yeni işini öğrenmesi amcıyla eğitim vermeyi unutmamak gerekir. Bunların işletmeyi tanıması gerekmemektedir, fakat yeni bölümü ve işi tanımaları gerekmektedir. Aynı işi yapan başka işletmeden gelenlerede, işletmede iş yötemlerinin nasıl işlediğini öğretmek ve eğitmek gerekmektedir. Çünkü önceki işletmede ki yöntemleri unutmak ve değiştirmek zor olacaktır.

3.4.ORTAK AMAÇLI KURULUŞLAR

Ortak amaçlı kuruluşlar, çalışanların işyeri tarafından karşılanmayan bazı ihtiyaçları için kendi gayret ve harcamaları ile oluşturdukları kuruluşlardır. Çalışanlar, çalışma saatleri dışında bu kuruluşlarda bir araya gelirler. Ortak amaçlı kuruluşlar, üyelerinin ihtiyaçları dışında çeşitli sosyal, ekonomik, kültürel, siyasi ve ailevi ilişkilerin kurulmasını sağlar. Örnek olarak; yapı kooperatifleri, yardımlaşma sandıkları, sendikalar sayılabilir.



4.DIŞ İLİŞKİLER

Bir işletmenin faaliyetini sürdürebilmesi için diğer kişi ve kuruluşlara ihtiyaç vardır. İşletmenin kuruluş amaçaları insanların ihtiyaçlarını karşılamktır. Bu ilişkilerin önemli bir kısmını müşterilerle olan ilişkiler oluşturur. Diğeri ise ortaklarla olan ilişkilerdir.

4.1.MÜŞTERİLERLE İLİŞKİLER

İşletmelerin ürettikleri mal veya hizmeti alan kişilere Müşteri denir. İnsanlar işveren, üretici olsa bile tüketici olduklarından dolayı aynı zamanda müşteridirler.

Artan rekabet koşulları, pazar paylarının azalması gibi unsurlar artık işletmeleri müşterilerin beklentilerini karşılamaya yöneltmiştir ve müşteri hizmeleri ön plana çıkmıştır. Yapılan araştırmalarda müşterilerin umdukları ile buldukları arasında farklar olduğunu göstermiştir. Müşteri hizmetleri bu farkı kapatmayı amaçlamaktadır.

Bir çok iş kolunda müşterilerle direk ilişkiler kuran personel önemsenmezken günümüzde profesyonel iş yapan işletmeler bu personelleri eğitimli, konuşması düzgün, iyi görünüşlü, kıyafetlerinde özenli kişileri tercih etmektedirler. Çünkü müşteri kendini iyi hissettiği, önemsendiği işyerlerini tercih etmektedir. Müşteriler kendine iyi davranılan, dürüst ve güleryüzlü personelin bulunduğu işyerlerini sürekli tercih etmekte ve çevresine de tavsiye etmektedir. Fakat bunun yanında iyi eğitimli müşteri temsilcileri müşterilerini tam ihtiyaçlarını karşılayacak ürünlere yönlendirmelidir. Unutulmamalıdır ki müşteri bir defa aldatılır.

4.2.ORTAKLARLA İLİŞKİLER

Küçük işletmelerin dışında, çok ortaklı büyük işletmelerde ortaklarla ilişkiler dış ilişkiler olarak kabul edilir. Bu işletmelerde ortaklar birbirlerini, çalışanlar ortakları tanıma imkanları zor olduğu için, ortakların ve çalışanların iyi ve güzel ilişkiler kurması ortak amaçları gerçekleştirmek için önemlidir.

REKABET

Rekabet aynı amaca ulaşmak isteyenlerin aralarında yaptıkları mücadeleye denir. Rekabette kimlere ve neye karşı rekabete girildiğinin bilinmesi zorunludur. Rekabet edebilmek için kendimizin ve rakiplerimizin, güçlü ve zayıf yönlerini bilmek gerekir. Bir rakibin tanınması bir müşterinin tanınması kadar önemlidir.

İletmeler faaliyette bulundukları sektörlerde başarılı olabilmek için rakiplerinin gücünü ve zayıflıklarını bilmek zorundadır. İşletmenin başarılı olabilmesi için şu soruların cevaplarını verebilmesi gerekir:

-        Rakipler kimlerdir?

-        Faaliyet alanları nelerdir?

-        Kuvvetli ve zayıf yanları nelerdir?

-        Mal, hizmet ve fiyat kalitesi nasıldır?

Hiç yorum yok:

Yorum Gönder